1. Какие документы принимаются к расходам
Проезд
- авиабилет
- железнодорожный билет
- автобусный билет
- маршрут/квитанция
- посадочный талон
- чек за багаж
- чек за сервисный сбор
- документы по такси или трансферу
Проживание
- кассовый чек гостиницы
- счет/квитанция гостиницы
- фискальный БСО
- документы агрегатора бронирования при наличии необходимых реквизитов.
Прочие согласованные расходы
- служебная связь
- багаж
- визы
- сборы
- трансфер
- иные расходы
- заранее согласованные с работодателем
2. Какие документы нужно брать в первую очередь
| Докумен | Можно использовать | Комментарий |
|---|---|---|
| Кассовый чек | Да | Лучший документ для подтверждения оплаты. |
| Электронный кассовый чек | Да | Принимается наравне с бумажным |
| Фискальный БСО | Да | Принимается, если содержит обязательные реквизиты и QR-код. |
| Счет, акт, квитанция, билет | Дополнительно | Подтверждение сути расхода |
3. Какие документы рискованны или не принимаются сами по себе
Некоторые документы не подтверждают расход сами по себе. Их нужно заранее согласовать с бухгалтерией.
Рискованные документы
- Перевод по Сбербанку или другому банку между физлицами без чека продавца или исполнителя
- Скриншот банковского перевода без кассового чека
- Просто квитанция без QR-кода и без фискальных реквизитов
- Товарный чек без кассового чека и без обязательных реквизитов первичного документа
- Рукописная расписка без нормального оформления
- Документы, из которых не видно, что расход связан с командировкой
4. Если сотрудник оплатил расход своими деньгами
- Сохранить все оригиналы документов или корректные электронные чеки.
- Проверить, чтобы в документе были дата, сумма, продавец/исполнитель и содержание услуги.
- После возвращения передать документы в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом или заявлением на возмещение расходов — по внутреннему порядку организации.
- При отсутствии кассового чека заранее согласовать с бухгалтерией возможность принятия такого документа.
5. Что обязательно проверить в документе
Дата документа
Сумма оплаты
Понятно, за что именно произведена оплата
Указан продавец, перевозчик, гостиница или иной исполнитель
Есть кассовый чек или фискальный БСО
Документ читаемый и не содержит исправлений, мешающих идентифицировать расход
Короткое правило
Всегда просите кассовый чек. Если чека нет — просите фискальный БСО. Если дают только перевод на карту, простую квитанцию или товарный чек — такой расход нужно сразу согласовать с бухгалтерией, потому что его могут не принять.
